Il costo di un centralino VoIP è la somma di sei voci: il centralino (canone o licenza), gli interni, l’attivazione, i telefoni, il traffico telefonico e la connessione. Il canone che compare in pubblicità è quasi sempre solo una di queste. Per confrontare due offerte bisogna metterle tutte in fila e guardare il totale su tre anni.
- Le voci sono sei: centralino, interni, attivazione, telefoni, traffico, connessione.
- I modelli di prezzo sono diversi (per utente, per chiamate contemporanee, per hardware): si confrontano solo sul totale.
- Il confronto onesto si fa su tre anni, con l’attivazione e i telefoni dentro.
- Ci sono costi che arrivano dopo: rinnovi di licenza, assistenza a chiamata, guasti del vecchio impianto, spegnimento della rete in rame.
Le sei voci di costo
1. Il centralino
È il «cervello» che smista le chiamate: interni, gruppi, orari, risponditore automatico, segreteria. Si paga in tre modi: con un canone mensile (centralino in cloud), con una licenza annuale (software installato su un server tuo o ospitato) oppure comprando un apparato da tenere in ufficio.
2. Gli interni o utenti
Molti fornitori fanno pagare ogni postazione o ogni utente. Qui la domanda da fare è semplice: cosa conta come «interno»? Una persona, un telefono, un’app sul cellulare? Una persona con telefono da scrivania e app sul cellulare può valere uno o due interni, a seconda del contratto.
3. Attivazione e configurazione
Creare interni, gruppi di risposta, orari e messaggi richiede lavoro. Alcuni lo fanno pagare una volta, altri lo spalmano nel canone, altri lo fatturano a ore. Va sempre chiesto in modo esplicito.
4. Telefoni e cuffie
Un telefono IP da scrivania, una cuffia per chi sta molte ore al telefono, eventuali alimentatori. Se hai già telefoni IP, prima di ricomprarli chiedi se si possono riconfigurare: spesso è possibile, ma dipende dal modello.
5. Traffico telefonico e numeri
Le chiamate verso l’esterno passano da un operatore, che si paga a consumo o a pacchetto. A parte può esserci un canone per i numeri (il numero principale, quelli aggiuntivi, eventuali numeri verdi).
6. Connessione e rete
Il VoIP viaggia su internet. Una linea stabile, un router configurato bene e, dove serve, una seconda linea di riserva sono parte del costo, anche se compaiono in un’altra bolletta.
I modelli di prezzo sul mercato
Ogni fornitore sceglie un modello diverso, e questo rende difficile il confronto. Nessuno è giusto o sbagliato in assoluto: dipende da come lavora la tua azienda.
| Modello | Come funziona | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|
| Per utente al mese (cloud condiviso) | Un canone fisso per ogni utente, su una piattaforma usata da molte aziende | Cosa è incluso in ogni fascia; costo delle funzioni avanzate; condizioni di uscita |
| Per chiamate contemporanee, abbonamento annuale | Paghi in base a quante chiamate possono essere attive nello stesso momento (è il modello di 3CX) | Server e hosting a parte o inclusi; chi installa e aggiorna; rinnovo annuale |
| Apparato in sede più manutenzione | Compri o noleggi il centralino e paghi l’assistenza | Guasti, ricambi, aggiornamenti; compatibilità con le linee dopo lo spegnimento del rame |
| Canone del centralino dedicato più canone per interno | Un server riservato alla tua azienda e un canone per ogni interno (è il modello di UNICOVOIP) | Taglia del server adatta al tuo carico; cosa comprende ciascun piano |
Il nostro listino è pubblico: lo trovi in il listino UNICOVOIP, con esempi di calcolo.
Il calcolo a tre anni
Un anno è troppo poco per confrontare offerte diverse: l’attivazione o l’acquisto dei telefoni pesano tutto sul primo anno e falsano il confronto. Tre anni sono un buon compromesso. Copia questa tabella in un foglio di calcolo e compila una colonna per ogni offerta, compresa la situazione di oggi.
| Voce | Come si calcola su 3 anni | Oggi | Offerta A | Offerta B |
|---|---|---|---|---|
| Centralino | canone mensile × 36, oppure licenza annuale × 3, oppure acquisto + manutenzione | … | … | … |
| Interni | prezzo per interno × numero interni × 36 | … | … | … |
| Attivazione | una volta | … | … | … |
| Telefoni e cuffie | acquisto, oppure noleggio × 36 | … | … | … |
| Traffico e numeri | media mensile delle ultime bollette × 36 | … | … | … |
| Assistenza | contratto annuale × 3, oppure stima degli interventi | … | … | … |
| Totale 3 anni | somma | … | … | … |
- Parti dalle bollette. Prendi le fatture di telefonia degli ultimi tre mesi e separa canoni e traffico.
- Conta gli interni veri. Quante persone rispondono al telefono, più i telefoni di reparto o di sala.
- Fai l’inventario dei telefoni. Marca e modello di ciascuno: servirà per capire cosa si può riusare.
- Chiedi i preventivi con le voci separate. Un totale unico non si confronta.
- Somma su 36 mesi. E guarda anche il terzo anno da solo: dice quanto spenderai «a regime».
I costi che arrivano dopo
Alcune spese non compaiono nel preventivo iniziale, ma prima o poi arrivano:
- Rinnovi di licenza. Se il centralino è a licenza annuale, il prezzo del rinnovo può cambiare: chiedi come è stato negli ultimi anni e cosa succede se non rinnovi.
- Assistenza a chiamata. Cambiare un orario, aggiungere un interno, registrare un nuovo messaggio: se ogni modifica è un intervento a pagamento, il conto cresce. Per avere un ordine di grandezza sui costi di un tecnico, vedi quanto costa l’assistenza informatica.
- Guasto del vecchio centralino. Su apparati in sede con molti anni alle spalle, trovare ricambi può diventare difficile e costoso.
- Spegnimento della rete in rame. Le centrali in rame vengono dismesse un po’ alla volta: un centralino che dipende da linee ISDN o analogiche dovrà essere adattato o sostituito. Lo spieghiamo nella guida sullo switch-off del rame e il centralino.
Un esempio completo: studio con 8 interni
Uno studio professionale con 8 persone al telefono, piano Completo di UNICOVOIP. Gli interni costano 8 × 5,00 € = 40 € al mese. A questi si aggiunge il canone della taglia del centralino, che si decide nell’analisi. Mostriamo due ipotesi (importi IVA esclusa):
| Ipotesi di taglia | Canone mensile | Attivazione | Totale 3 anni (canoni + attivazione) |
|---|---|---|---|
| Piccolo (9 €/mese) | 49 € | 190 € | 1.954 € (49 × 36 + 190) |
| Medio (15 €/mese) | 55 € | 290 € | 2.270 € (55 × 36 + 290) |
A questo totale vanno aggiunti i telefoni (se non si riusano quelli esistenti), il traffico e la connessione: le voci 4, 5 e 6 della tabella. Sono le stesse per qualunque fornitore, ed è giusto confrontarle a parte.
Come leggere un preventivo: 8 domande da fare al fornitore
- Il centralino è solo mio o condiviso con altre aziende? Cambia l’isolamento e la libertà di configurazione: ne parliamo nella guida centralino dedicato o condiviso.
- Cosa conta come interno o utente? E l’app sul cellulare si paga a parte?
- L’attivazione è compresa? Cosa comprende esattamente?
- Le modifiche si pagano? Orari, messaggi, nuovi interni: chi le fa e a che prezzo.
- Il traffico è incluso o a parte? Con quale operatore e con quali tariffe.
- Quanto dura il contratto e come si recede? Con quale preavviso e con quali costi.
- Cosa mi restituite se me ne vado? Registrazioni, rubrica, configurazione: in che formato.
- I numeri restano miei? La risposta deve essere sì: la portabilità è un diritto (vedi la guida sulla portabilità del numero aziendale).
Domande frequenti
Un centralino in cloud costa meno di uno in sede?
Spesso sì nei primi anni, perché non si compra l’apparato. Ma il confronto va fatto su tre anni con tutte le voci: telefoni, traffico, assistenza e rinnovi.
Perché alcuni fornitori non pubblicano i prezzi?
Spesso vendono tramite rivenditori che fissano il prezzo finale. In ogni caso chiedi un preventivo con canone, interni, attivazione e traffico separati.
Quanto incide il traffico telefonico?
Dipende dal volume di chiamate e dall’offerta dell’operatore. Prendi le bollette degli ultimi tre mesi e confrontale con un’offerta a consumo e una a pacchetto.
Ci sono costi di manutenzione?
Con un centralino in cloud gestito, aggiornamenti e manutenzione del server sono a carico del fornitore. Con un apparato in sede vanno messi in conto interventi, ricambi e sostituzioni.
Ti rifacciamo il conto a tre anni
Mandaci l’ultima bolletta di telefonia e l’elenco dei telefoni: ti prepariamo il confronto voce per voce, senza impegno.
Scrivi a unicovoip@helpwebnet.comFonti: 3CX, Pricing FAQ (licenze per chiamate contemporanee) · AGCOM, decommissioning della rete in rame (Annesso 4, delibera 114/24/CONS) · Listino UNICOVOIP