Per cambiare centralino senza restare senza telefono si prepara tutto in parallelo e si spostano i numeri solo alla fine. Con UNICOVOIP il percorso ha cinque passi: analisi, creazione del centralino dedicato, telefoni configurati, portabilità dei numeri e verifica. Il vecchio impianto resta acceso finché i nuovi telefoni non funzionano.
- Il vecchio impianto continua a lavorare durante la preparazione.
- I telefoni arrivano già configurati: non serve un tecnico in ufficio per metterli sulla scrivania.
- I numeri si spostano per ultimi, con la portabilità, e restano tuoi.
- Il vecchio contratto si disdice solo dopo aver verificato tutti i numeri.
- A te chiediamo una fattura, l’elenco dei telefoni e una persona di riferimento.
La paura più comune quando si cambia centralino è semplice: «E se restiamo senza telefono?». È una paura giusta, perché un passaggio fatto male può davvero lasciare un ufficio muto per giorni. Per questo il passaggio a UNICOVOIP è organizzato in modo che i due impianti si sovrappongano: il vecchio resta acceso finché il nuovo non è pronto e provato.
Passo 1: l’analisi
Si parte da una conversazione di una ventina di minuti, in videochiamata o al telefono. Ci servono poche informazioni:
- quanti telefoni vi servono e chi li usa;
- quali numeri avete, compresi quelli aggiuntivi e il fax;
- orari, reparti, chi risponde a cosa;
- se usate un gestionale o un CRM da collegare;
- marca e modello dei telefoni che avete già.
Al termine ricevete un preventivo chiuso, con la taglia del centralino e il numero di interni. Il listino di riferimento è pubblico, nella pagina prezzi.
Passo 2: il centralino dedicato
Creiamo il vostro centralino su un server virtuale riservato e lo configuriamo sulla vostra organizzazione: interni, gruppi di risposta, orari, risponditore automatico, messaggi. Se volete la registrazione delle chiamate, la impostiamo solo sulle linee che servono, con l’avviso a chi chiama (le regole sono nella guida sulla registrazione delle chiamate e GDPR).
In questa fase il vecchio impianto continua a lavorare come sempre: nessuno in ufficio se ne accorge.
Passo 3: i telefoni
Se avete già telefoni IP, verifichiamo modello per modello se si possono riconfigurare. Altrimenti ve ne spediamo di nuovi, già configurati: arrivano con l’interno impostato, si collegano alla rete e funzionano. Non serve un tecnico in ufficio per metterli sulla scrivania.
Prima di spostare i numeri, i nuovi telefoni sono già operativi per le chiamate interne e per quelle in uscita: è il momento di provarli con calma.
Passo 4: la portabilità dei numeri
Quando i telefoni nuovi funzionano, si spostano i numeri. La richiesta di portabilità parte dal nuovo operatore con i dati dell’intestatario e il codice di trasferimento che trovate in fattura. Per la portabilità pura dei numeri geografici, le regole AGCOM fissano una data di passaggio non prima di 3 giorni lavorativi dalla richiesta per i casi semplici e di 10 per quelli complessi, come i numeri con selezione passante.
Il giorno del passaggio, nella fascia del mattino prevista dalla procedura, le chiamate iniziano ad arrivare sul nuovo centralino. Documenti, tempi ed errori da evitare sono spiegati nella guida sulla portabilità del numero aziendale.
Passo 5: verifica e disdetta
- Prova di ogni numero. Si chiama ogni numero da un cellulare: principale, aggiuntivi, fax, selezione passante.
- Prova dei flussi. Orari, risponditore, gruppi, segreteria: si controlla che ogni chiamata arrivi dove deve.
- Presidio nelle prime settimane. Seguiamo l’impianto da vicino e sistemiamo quello che emerge sul campo.
- Disdetta del vecchio contratto. Solo quando siete tranquilli che tutto funziona. Il vecchio impianto lo spegnete voi.
Cosa ti chiediamo di preparare
| Cosa | Perché serve | Dove trovarlo |
|---|---|---|
| Una fattura recente di telefonia | Per il codice di trasferimento e i dati del contratto | Area clienti del vostro operatore |
| Elenco dei numeri attivi | Per non dimenticarne nessuno nella portabilità | Lo chiedete all’operatore attuale |
| Elenco dei telefoni con marca e modello | Per capire cosa si può riconfigurare | Etichetta sotto il telefono |
| Chi risponde a cosa, e in che orari | Per configurare gruppi e risponditore | Basta un elenco scritto a mano |
| Servizi collegati alla linea | Fax, allarmi, ascensori, POS vanno verificati prima | Un giro in ufficio con l’installatore |
| Una persona di riferimento | Per le prove il giorno del passaggio | Chi conosce meglio il telefono in ufficio |
Se in ufficio avete ancora un centralino su linee ISDN o analogiche, leggete anche la guida sullo switch-off della rete in rame: aiuta a non dimenticare i servizi che dipendono dalla vecchia linea.
Quanto tempo ci vuole
Dipende soprattutto da due cose: la disponibilità dei telefoni e la portabilità. La portabilità ha tempi minimi fissati da AGCOM (3 o 10 giorni lavorativi dalla richiesta, a seconda del tipo); il resto dipende da quanti numeri e interni ci sono e da quanto è articolata la configurazione. I tempi del vostro caso ve li diciamo nel preventivo, dopo l’analisi.
Lo stesso approccio, preparare tutto in parallelo e spegnere il vecchio solo alla fine, è quello che usiamo per qualunque passaggio di servizi IT: ne parliamo anche in come esternalizzare la gestione IT.
Domande frequenti
Posso tenere i telefoni che ho?
Se sono telefoni IP compatibili, spesso sì: li verifichiamo modello per modello nell’analisi. Altrimenti ve ne spediamo di nuovi, già configurati.
Restiamo senza telefono durante il passaggio?
No, se si segue l’ordine giusto: il vecchio impianto resta acceso mentre si prepara il nuovo, e i numeri si spostano solo quando i nuovi telefoni funzionano.
Perdiamo i nostri numeri?
No. I numeri si portano sul nuovo centralino con la portabilità, compresi quelli aggiuntivi. Il vecchio contratto si disdice solo dopo la verifica.
Quanto dura il passaggio?
Dipende dalla disponibilità dei telefoni e dalla portabilità, che ha tempi minimi di 3 o 10 giorni lavorativi dalla richiesta. I tempi del vostro caso sono indicati nel preventivo.
Prenota l’analisi di 20 minuti
In videochiamata, senza impegno: ci dite cosa avete oggi e vi diciamo quanto spendereste e come si passa.
Prenota l’analisiFonti: AGCOM, passaggio ad altro operatore di rete fissa e portabilità del numero · AGCOM, delibera 103/21/CIR · unicovoip.it, il passaggio