Questa informativa, resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, spiega quali dati personali raccogliamo attraverso il sito unicovoip.it – centralino telefonico in cloud UNICOVOIP, per quali finalità, su quale base giuridica, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti hai.
1. Titolare del trattamento
Helpwebnet Srls, Via Mazzini 19 · 80059 Torre del Greco (NA), P.IVA IT09793841215 – UNICOVOIP è un servizio di Helpwebnet Srls.
Per qualsiasi domanda sul trattamento dei dati o per esercitare i tuoi diritti scrivi a unicovoip@helpwebnet.com oppure telefona al 081 1818 7885. Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non essendovi obbligato.
2. Quali dati trattiamo e perché
| Trattamento e dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|
| Navigazione sul sito indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, browser e sistema operativo, pagina di provenienza (log tecnici del server) | far funzionare il sito, garantirne la sicurezza, prevenire abusi e attacchi informatici | legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) alla sicurezza dei propri sistemi | circa 14 giorni (rotazione automatica dei log); più a lungo solo in caso di incidente di sicurezza o richiesta dell’Autorità |
| Prenotazione demo (pagina Centralino) nome e cognome, azienda, telefono, email, numero di interni, quando preferisci essere ricontattato | ricontattarti e organizzare la dimostrazione; le richieste sono archiviate nel sito e inviate per email al personale commerciale | esecuzione di misure precontrattuali o del contratto (art. 6.1.b GDPR) | massimo 12 mesi dalla richiesta, salvo che ne nasca un rapporto contrattuale |
| Chiamata al numero demo del centralino numero chiamante, nome pronunciato, messaggio vocale e registrazione audio della conversazione | mostrare il funzionamento del centralino e gestire la richiesta lasciata in chiamata; inviarti, se lo chiedi, copia della registrazione | consenso (art. 6.1.a GDPR), espresso proseguendo la chiamata dopo l’avviso iniziale; puoi riattaccare in qualsiasi momento | registrazioni e dati correlati rimossi automaticamente entro 3 giorni |
| Registro dei consensi cookie identificativo casuale del consenso, scelte effettuate per categoria, data e ora, versione dell’informativa, indirizzo IP, browser | dimostrare le scelte espresse sui cookie, come richiesto dal GDPR (principio di responsabilizzazione) | obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) e legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) | 24 mesi dalla registrazione |
| Contratti, fatturazione e adempimenti dati anagrafici e fiscali del cliente, dati di pagamento (esito e riferimenti, non i dati completi della carta), corrispondenza contrattuale | eseguire il contratto, fatturare, adempiere a obblighi contabili e fiscali, gestire eventuali contestazioni | esecuzione di misure precontrattuali o del contratto (art. 6.1.b GDPR) e obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) | 10 anni dalla conclusione del contratto (art. 2220 c.c.) |
| Contatti spontanei (email, telefono) i dati che ci comunichi scrivendo a unicovoip@helpwebnet.com o telefonando: nome, recapiti, contenuto della richiesta | rispondere alle tue domande e richieste | esecuzione di misure precontrattuali o del contratto (art. 6.1.b GDPR) e legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) a rispondere | 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo che ne nasca un rapporto contrattuale |
Registrazione delle chiamate al numero demo
Quando chiami il numero dimostrativo del centralino, un messaggio iniziale ti informa che la chiamata viene registrata. Nel corso della chiamata possono essere raccolti la registrazione audio, il nome che comunichi, il messaggio vocale e il numero chiamante. Il trattamento si fonda sul tuo consenso, prestato proseguendo la chiamata dopo l’avviso: se non vuoi essere registrato basta riattaccare. Le registrazioni sono conservate per il tempo strettamente necessario e rimosse automaticamente entro 3 giorni; non sono vendute né cedute a terzi.
Per ottenere copia della tua telefonata o esercitare i tuoi diritti scrivi a voip@unicovoip.it indicando il codice comunicato al termine della chiamata.
Caratteri tipografici. I caratteri tipografici del sito sono ospitati direttamente sui nostri server: la loro visualizzazione non comporta alcuna comunicazione dell’indirizzo IP o di altri dati a Google o ad altri terzi.
Per i cookie e gli altri strumenti di tracciamento usati dal sito si rinvia alla Cookie Policy. Il sito non effettua profilazione né processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull’utente.
3. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti informatici e, se necessario, cartacei, da personale autorizzato e istruito, con misure tecniche e organizzative adeguate: connessione cifrata HTTPS, accessi riservati e protetti, aggiornamenti di sicurezza, copie di backup e sistemi di protezione contro accessi non autorizzati. I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.
4. A chi comunichiamo i dati
I dati possono essere trattati, solo per le finalità indicate, da:
- personale del Titolare autorizzato al trattamento (amministrazione, commerciale, tecnici);
- fornitori dell’infrastruttura tecnica, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): il sito è ospitato su server gestiti direttamente dal Titolare in Italia; il traffico web transita da un server di instradamento (reverse proxy) presso Infomaniak Network SA, Ginevra (Svizzera), Paese riconosciuto adeguato dalla Commissione europea;
- il servizio di posta elettronica del Titolare (server di posta interno), usato per inviare e ricevere le email legate alle richieste;
- il fornitore della linea telefonica (operatore VoIP) per l’instradamento delle chiamate al numero demo;
- autorità pubbliche, professionisti (commercialista, consulenti legali) e soggetti a cui la comunicazione sia dovuta per obbligo di legge o per la tutela di un diritto.
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta.
5. Trasferimenti di dati fuori dall’Unione europea
Il sito non utilizza servizi di terze parti che comportino il trasferimento di dati personali verso Paesi extra UE: i caratteri tipografici sono ospitati sui nostri server e non vengono usati strumenti di statistica o marketing di terzi. Se in futuro dovessero rendersi necessari trasferimenti, avverranno solo sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR) o di Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR) e questa informativa sarà aggiornata.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
I dati sono conservati per i periodi indicati nella tabella del punto 2 e, in ogni caso, non oltre il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti. Restano salvi i periodi più lunghi imposti dalla legge (ad esempio 10 anni per la documentazione contabile e fiscale) o necessari per difendere un diritto in sede giudiziaria. Scaduti i termini, i dati vengono cancellati o resi anonimi; le copie di backup vengono sovrascritte secondo il loro ciclo di rotazione.
7. I tuoi diritti
In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR:
- accesso ai tuoi dati e copia degli stessi;
- rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- cancellazione (“diritto all’oblio”), nei casi previsti;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati che ci hai fornito, in formato strutturato e leggibile;
- opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse e, in ogni momento, al marketing diretto;
- revoca del consenso, ove prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca (per i cookie puoi farlo dal pulsante delle preferenze cookie presente nel sito).
Per esercitarli scrivi a unicovoip@helpwebnet.com: risponderemo entro un mese dalla richiesta (prorogabile di due mesi nei casi complessi). Potremmo chiederti informazioni utili a verificare la tua identità.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese UE in cui risiedi o lavori, oppure di rivolgerti all’autorità giudiziaria.
8. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati richiesti nei moduli è facoltativo, ma i campi contrassegnati come obbligatori sono necessari per rispondere alla richiesta o erogare il servizio: senza di essi non potremo darvi seguito. I dati di navigazione sono invece raccolti automaticamente dai sistemi che fanno funzionare il sito.
9. Modifiche a questa informativa
Il Titolare può aggiornare questa informativa, ad esempio per cambiamenti normativi o dei servizi offerti. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina con la data di ultimo aggiornamento. Vedi anche: Cookie Policy · Termini e condizioni.
Ultimo aggiornamento: 1 ottobre 2026.