Con un centralino in cloud ogni sede è un gruppo di interni dello stesso sistema: basta una connessione internet in ogni sede. Le chiamate tra sedi sono chiamate tra interni e non passano dall’operatore; puoi avere un numero unico, un numero per sede o entrambi, con orari e smistamento diversi. Con UNICOVOIP tre sedi da quattro interni costano da 39 euro al mese più 190 euro di attivazione, IVA esclusa.
- Un centralino, più sedi: ogni telefono è un interno, ovunque si trovi.
- Chiamate e trasferimenti tra sedi come in un unico ufficio, senza traffico verso l’operatore.
- Numero unico, numeri per sede o entrambi: i numeri geografici richiedono una sede nel distretto.
- Orari, gruppi e risponditore si impostano sede per sede.
- In ogni sede serve una linea internet adatta alla voce.
Prima e dopo: un centralino per sede o uno per tutte
Con i centralini tradizionali ogni sede aveva il suo apparato e le sue linee. Il negozio che doveva parlare con il magazzino faceva una telefonata esterna, e un cliente da passare a un’altra sede andava richiamato o riceveva un altro numero. Con un centralino in cloud le sedi diventano reparti dello stesso sistema.
| Aspetto | Un centralino in ogni sede | Un centralino in cloud per tutte |
|---|---|---|
| Apparati in sede | Un centralino e le sue linee per ogni sede | Solo telefoni e rete: il centralino è in cloud |
| Chiamate tra sedi | Chiamate esterne, salvo collegamenti dedicati | Chiamate tra interni con il numero breve |
| Passare un cliente a un’altra sede | Lo si richiama o gli si dà un altro numero | Trasferimento diretto all’interno dell’altra sede |
| Modifiche a orari e messaggi | Su ogni impianto | Una sola configurazione, gestita da remoto |
| Nuova sede | Un nuovo impianto | Nuovi interni sullo stesso centralino |
Numero unico o un numero per sede?
È la prima scelta da fare, e non c’è una risposta valida per tutti.
| Scelta | Vantaggi | Svantaggi | Adatta a |
|---|---|---|---|
| Numero unico | Un solo numero da comunicare; il cliente non deve sapere quale sede chiamare | Serve un buon smistamento, con risponditore o gruppi | Aziende con un servizio clienti centralizzato |
| Un numero per sede | Il cliente chiama «il suo» negozio, con il prefisso del territorio | Più numeri da gestire e pubblicare | Negozi e filiali con clientela locale |
| Entrambi | Numero unico per l’azienda, numeri locali per le sedi | Configurazione più articolata | Reti di punti vendita con un ufficio centrale |
I numeri che hai già non si perdono: si portano sul nuovo centralino con la portabilità, spiegata nella guida sulla portabilità del numero aziendale.
Instradamento: per sede, per orario, per reparto
Le chiamate si governano con pochi mattoni: interni, gruppi di risposta, orari, risponditore automatico e messaggi. Combinandoli si disegna il percorso di ogni chiamata. Tre schemi d’esempio, con nomi di fantasia:
- Tre negozi, un numero ciascuno. Il numero del negozio A fa squillare i telefoni del negozio A. Se nessuno risponde entro pochi squilli, la chiamata passa all’ufficio centrale. Fuori orario parte un messaggio con gli orari di quel negozio, che possono essere diversi da quelli degli altri.
- Numero unico con risponditore. «Premi 1 per il negozio di via Roma, 2 per il negozio del centro, 3 per ordini e consegne.» Ogni tasto porta al gruppo di quella sede o di quel reparto. Come scrivere un risponditore che non fa scappare i clienti lo spieghiamo nella guida sull’IVR.
- Negozio e magazzino. Un cliente chiama il negozio per sapere quando arriva la consegna. La commessa trasferisce la chiamata all’interno del magazzino, che risponde con il dato giusto. Il cliente non richiama nessuno e non riceve un altro numero.
Se registri le chiamate in alcune sedi o reparti, valgono le stesse regole di trasparenza ovunque: sono nella guida su registrazione delle chiamate e GDPR.
Rete e banda in ogni sede
Con il centralino in cloud ogni telefono si collega al centralino attraverso la connessione internet della propria sede. Per questo ogni sede deve avere una linea adatta alla voce:
- banda calcolata sulle chiamate contemporanee della sede, non sul numero di interni: il conto è nella guida su quanta banda serve al centralino;
- upload libero nelle ore di punta e un router impostato per la voce;
- rete interna ordinata, meglio se via cavo per i telefoni fissi. Per proteggere la rete di ogni sede c’è la guida di Helpwebnet sul firewall per la rete aziendale.
Che cosa succede alle chiamate se una sede resta senza internet è un tema a parte, trattato nella guida su cosa fare se cade internet.
Esempi di costo con il listino UNICOVOIP
Il listino è pubblico e tutti i prezzi sono IVA esclusa. Il canone del centralino dedicato dipende dalla taglia: Piccolo, fino a 15 interni, 9 euro al mese; Medio, da 16 a 40 interni, 15 euro; Grande, oltre 40 interni, 39 euro. L’attivazione una tantum costa 190, 290 o 490 euro secondo la taglia. Ogni interno costa 2,50 euro o 5,00 euro al mese, a seconda del piano scelto, con un minimo di 3 interni. Telefoni, accessori, traffico e canone dei numeri sono a parte.
| Scenario | Interni | Taglia (ipotesi) | Canone mensile | Primo anno, con attivazione |
|---|---|---|---|---|
| 3 negozi da 4 interni | 12 | Piccolo | 39 € (interni a 2,50 €) / 69 € (a 5,00 €) | 658 € / 1.018 € |
| Sede da 10 interni e 2 filiali da 4 | 18 | Medio | 60 € / 105 € | 1.010 € / 1.550 € |
| 5 punti vendita da 3 interni e ufficio da 8 | 23 | Medio | 72,50 € / 130 € | 1.160 € / 1.850 € |
Il calcolo è sempre lo stesso: canone della taglia più interni per prezzo dell’interno, per dodici mesi, più l’attivazione il primo anno. La taglia indicata è un’ipotesi basata sul numero di interni: quella giusta si decide nell’analisi, perché conta anche quante chiamate passano nello stesso momento. Tutti i dettagli sono nella pagina prezzi.
Come si passa, sede per sede
Il passaggio segue lo stesso metodo di un ufficio singolo: il nuovo centralino si prepara mentre il vecchio impianto continua a lavorare, i telefoni arrivano già configurati e i numeri si spostano solo alla fine, quando tutto funziona. Con più sedi conviene in più:
- Fare l’elenco per sede: numeri attivi, telefoni, orari, chi risponde a cosa.
- Decidere i numeri: unico, per sede o entrambi.
- Verificare la linea di ogni sede prima che arrivino i telefoni.
- Provare i trasferimenti tra sedi prima di spostare i numeri.
Le cinque fasi del passaggio sono descritte nella pagina come si passa a UNICOVOIP.
Domande frequenti
Le chiamate tra sedi si pagano?
No: con un unico centralino sono chiamate tra interni e non passano dall’operatore telefonico, quindi non generano traffico. Restano a pagamento solo le chiamate verso numeri esterni.
Posso avere un numero per ogni città?
Sì, se in quella città hai una sede: l’AGCOM ricorda che i numeri geografici si attribuiscono solo a chi ha una sede nel distretto corrispondente. Una volta attivo, il numero può squillare su qualunque interno del centralino.
Serve un tecnico in ogni sede?
No: i telefoni arrivano già configurati, basta collegarli alla rete. In ogni sede serve però una connessione internet adeguata e un router impostato correttamente per la voce.
Quanto costa un centralino per 3 sedi?
Con il listino UNICOVOIP, 3 sedi da 4 interni (12 in tutto) sulla taglia Piccolo costano 39 euro al mese con interni da 2,50 euro, oppure 69 euro con interni da 5,00 euro, più 190 euro di attivazione una tantum. Prezzi IVA esclusa; telefoni e traffico a parte.
Posso aggiungere una sede in seguito?
Sì: una nuova sede significa nuovi interni sullo stesso centralino. Se il numero di interni supera la soglia della taglia, si passa alla taglia successiva.
Disegniamo insieme lo schema chiamate delle tue sedi
In 20 minuti di demo guardiamo sedi, numeri e orari e ti mostriamo come squillerebbero le chiamate. Puoi anche scrivere a unicovoip@helpwebnet.com o chiamare lo 081 1818 7885.
Prenota la demoFonti: AGCOM, delibera 21/26/CIR (aggiornamento del piano di numerazione) · AGCOM, allegato A alla delibera 8/15/CIR (piano di numerazione) · UNICOVOIP, prezzi · UNICOVOIP, come si passa