In un centralino cloud condiviso (multi-tenant) molte aziende usano la stessa installazione del software, separate da impostazioni logiche. In un centralino dedicato ogni azienda ha il proprio server virtuale con la propria installazione. Il condiviso costa poco e va bene per esigenze semplici; il dedicato dà più isolamento, più libertà di configurazione e un’uscita più semplice dal contratto.
- Condiviso: una piattaforma, tanti clienti. Semplice ed economico, ma uguale per tutti.
- Dedicato: un server virtuale per ogni azienda, configurazione e copie di sicurezza proprie.
- La differenza si sente su integrazioni, registrazioni, flussi complessi ed esportazione dei dati.
- In entrambi i casi il fornitore tratta dati per tuo conto: serve l’accordo previsto dall’art. 28 del GDPR.
- Con UNICOVOIP il centralino dedicato parte da 9 € al mese più gli interni (IVA esclusa).
Come funziona un centralino condiviso (multi-tenant)
«Multi-tenant» vuol dire «con molti inquilini». Il fornitore installa il software di centralino una volta, su un’infrastruttura grande, e ci fa vivere centinaia o migliaia di aziende. Ognuna vede solo i propri interni e le proprie impostazioni, ma il motore sotto è lo stesso per tutti.
Ha vantaggi veri:
- Costo basso, perché l’infrastruttura è divisa tra molti clienti.
- Nessuna gestione: aggiornamenti e manutenzione sono del fornitore.
- Attivazione rapida, spesso in autonomia da un pannello web.
Il prezzo da pagare è l’uniformità: le funzioni, le integrazioni e i tempi degli aggiornamenti sono gli stessi per tutti. Se una cosa non è prevista dalla piattaforma, di solito non si può fare.
Come funziona un centralino dedicato
Nel modello dedicato il fornitore crea per ogni cliente un server virtuale riservato, con la sua installazione del centralino. È come avere un apparato tutto tuo, ma senza tenerlo in ufficio: sta in un data center e lo gestisce il fornitore.
- Isolamento: un problema di configurazione, un sovraccarico o un attacco che riguarda un altro cliente non tocca il tuo server.
- Configurazione propria: risponditori automatici, code, regole orarie e integrazioni si costruiscono sulla tua organizzazione, non su un modello unico.
- Dati separati: registrazioni, rubrica e storico chiamate stanno sul tuo server e si possono esportare per intero.
Il limite tradizionale del dedicato era il costo. Oggi, con server virtuali piccoli e software open source, la differenza di prezzo si è ridotta molto.
Le differenze in una tabella
| Aspetto | Condiviso (multi-tenant) | Dedicato |
|---|---|---|
| Isolamento dei dati | Separazione logica dentro la stessa installazione | Server virtuale separato per ogni cliente |
| Problemi di altri clienti | Possono avere effetti sulla piattaforma comune | Restano sul server di quel cliente |
| Personalizzazioni (IVR, code, integrazioni CRM) | Quelle previste dalla piattaforma | Costruite sulla tua organizzazione |
| Aggiornamenti | Uguali per tutti, quando decide il fornitore | Pianificabili sul singolo cliente |
| Registrazioni e storico | Su spazio condiviso, con limiti della piattaforma | Sul tuo server, con la conservazione che decidi tu |
| Uscita dal contratto | Esportazione secondo gli strumenti della piattaforma | Esportazione completa più semplice |
| Costo | Di solito più basso | Più alto in passato; oggi spesso vicino |
Quando basta il condiviso
Siamo onesti: non sempre serve un server dedicato. Il condiviso va benissimo se:
- siete una o due persone e vi serve soprattutto un numero fisso che squilla anche sul cellulare;
- non dovete collegare il telefono a un gestionale o a un CRM;
- non registrate le chiamate, o lo fate di rado;
- il risponditore automatico è un semplice «premi 1, premi 2».
Quando conviene il dedicato
- Integrazione con CRM o ticket: vuoi che la scheda del cliente si apra quando squilla, come nel centralino collegato al CRM.
- Registrazioni da conservare: per contratti, ordini telefonici o qualità, con regole di conservazione e accesso precise. Le regole da rispettare sono nella guida sulla registrazione delle chiamate e GDPR.
- Flussi articolati: più reparti, orari diversi, code, avvisi, numeri dedicati.
- Clienti esigenti o requisiti di sicurezza: se la tua azienda rientra nella direttiva NIS2, o lavora per chi ci rientra, la sicurezza dei fornitori ICT entra nelle misure da gestire. Una panoramica per le PMI è nella guida NIS2 per le PMI.
Dove stanno i dati e cosa chiedere
In un centralino cloud, condiviso o dedicato, il fornitore tratta dati personali per conto tuo: numeri chiamanti, nomi in rubrica, registrazioni, messaggi in segreteria. Per il GDPR il fornitore è un responsabile del trattamento e tu ne resti il titolare. Questo ha conseguenze pratiche:
- Serve un accordo scritto. L’art. 28 del GDPR richiede un contratto o altro atto giuridico che vincoli il responsabile: cosa tratta, per quanto tempo, con quali misure, con quali sub-fornitori.
- Servono misure di sicurezza adeguate. L’art. 32 parla di riservatezza, integrità, disponibilità e capacità di ripristino. Chiedi come sono fatte le copie di sicurezza e quanto tempo serve per ripartire dopo un guasto.
- Chiedi dove sono i server e i backup. Se i dati escono dall’Unione europea, il trasferimento deve rispettare le regole del capo V del GDPR (per esempio un Paese riconosciuto adeguato dalla Commissione europea). La risposta deve essere scritta nell’accordo, non solo a voce.
- Chiedi cosa succede all’uscita. In che formato ti restituiscono registrazioni, rubrica e configurazione, e entro quando cancellano le copie.
Come lo facciamo noi
UNICOVOIP è dedicato per scelta: ogni cliente ha il suo centralino su un server virtuale riservato. Il canone del centralino parte da 9 € al mese IVA esclusa (taglia Piccolo), a cui si sommano gli interni da 2,50 € al mese ciascuno, con un minimo di 3: il conto completo, con esempi, è nella pagina prezzi.
Dove si trovano i server, come sono fatte le copie di sicurezza e cosa ti restituiamo se un giorno decidi di cambiare: sono domande giuste e le risposte vanno messe per iscritto. Chiedile in demo o scrivici: te le mettiamo nell’offerta.
Domande frequenti
Un centralino dedicato è più sicuro?
È più isolato: un errore o un attacco che riguarda un altro cliente non tocca il tuo server. La sicurezza dipende comunque da aggiornamenti, password e accessi gestiti bene.
Costa molto di più di un centralino condiviso?
Non necessariamente. Con UNICOVOIP il server dedicato parte da 9 € al mese IVA esclusa, a cui si aggiungono gli interni da 2,50 € al mese ciascuno, minimo 3.
Se lascio il servizio posso portare via i dati?
Con un server dedicato l’esportazione di registrazioni, rubrica e configurazione è più semplice. Il numero resta tuo grazie alla portabilità.
Il fornitore del centralino è responsabile del trattamento?
Di norma sì, perché tratta dati personali per conto della tua azienda. Per questo serve l’accordo previsto dall’art. 28 del GDPR.
Guarda un centralino dedicato dal vivo
In 20 minuti di videochiamata ti mostriamo il pannello e rispondiamo alle domande su dati, copie di sicurezza e uscita.
Prenota la demoFonti: Regolamento UE 2016/679 (GDPR), testo sul sito del Garante · EDPB, guida alla protezione dei dati per le PMI · ACN, direttiva NIS2